Genau, genauer, übertrieben genau (1) - Steuernummern, gesetzliche Vertreter und Geburtsdaten im Vertragskopf
Verträge müssen genau sein, sogar sehr genau, aber sie können auch übertrieben genau sein. Übertrieben genau sind sie zum Beispiel, wenn im Vertragskopf nicht nur die Namen und Anschriften der Parteien stehen (und vielleicht noch ihre Handelsregisternummern), sondern außerdem noch ihre Steuernummern, die Namen ihrer gesetzlichen Vertreter und sogar deren Reisepassnummern und Geburtsdaten!
Übertriebene Genauigkeit ist vor allem ein Stilmittel, das den Vertrag nicht wirklich genauer macht und den Leser vor allem beeindrucken soll. Der Leser soll das Gefühl haben, dass der Autor des Vertrages besonders genau gearbeitet hat und Verträge hochkomplizierte technische Werke sind, für es viele Vorgaben gibt, die der Leser nicht kennt.
Wenn Gesellschaften Verträge schließen, sind sie mit ihren Namen und Anschriften schon genau genug bezeichnet, weil es im selben Registerbezirk nicht zwei Gesellschaften mit demselben Namen geben kann (§§ 18 und 30 HGB).
Die Handelsregisternummer und das Registergericht einer Gesellschaft sind deshalb schon gar nicht mehr nötig, um eine Gesellschaft eindeutig zu bezeichnen. Es gibt auch keine gesetzliche Pflicht, diese beiden Angaben in den Vertragskopf aufzunehmen, weil es eine solche Pflicht nur für Geschäftsbriefe gibt (§§ 35a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG). „Klassische“ Verträge mit einem Vertragskopf sind aber keine Geschäftsbriefe. Man braucht die Handelsregisternummer auch nicht, um eine Gesellschaft im Registerportal zu finden. Dafür reichen schon ihr Name und ihre Anschrift.
Auch eine Steuernummer muss im Vertragskopf nicht angegeben werden, weil das Gesetz eine solche Angabe nur für Rechnungen verlangt (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG).
Außerdem muss eine Gesellschaft auch nicht die Namen ihrer gesetzlichen Vertreter im Vertragskopfangeben, weil auch diese Angabe nur in Geschäftsbriefen erforderlich ist. Schreibt man die Namen trotzdem dazu, macht das den Vertrag nur länger und führt dazu, dass man diese Angaben bei späteren Vertragsverlängerungen und -anpassungen immer wieder sorgfältig prüfen und eventuell aktualisieren muss.
Geburtsdaten sowie Reisepass – und Personalausweisnummern von den gesetzlichen Vertretern einer Gesellschaft sollte man schon deshalb nicht im Vertragskopf angeben, weil das Gebot der Datenminimierung dem entgegensteht (Art. 5 Abs. 1c) DSGVO). Personenbezogene Daten wie ein Geburtsdatum oder eine Reisepassnummer sollen nur erhoben und verarbeitet werden, wenn es dafür einen Grund gibt.
Einen solchen Grund gibt es bei Verträgen aber nicht, weil die Gesellschaft anhand ihres Namens und ihrer Anschrift schon genau genug bezeichnet ist. Ein Vertragskopf ist kein Know-Your-Customer-Formular, mit dem Banken detaillierte Informationen ihrer Geschäftskunden abfragen.
Nenne im Vertragskopf deshalb nur den Namen und die Anschrift einer Partei und füge bei Gesellschaften allenfalls noch die Handelsregisternummer und das Registergericht hinzu.
Mehr dazu im „Handbuch der guten Vertragssprache“ unter § 2 Rn. 11 ff.